Una herramienta imprescindible en las empresas es el uso de correo
electrónico, siendo el gestor de mensajes Outlook® el mayormente
utilizado. Al configurarlo, es necesario conocer ciertos datos, los
cuáles son: el nombre de usuario, contraseña, servidores de correo y
puertos, los cuales deberán de ser asignados desde el panel de
administración del sitio Web de la empresa ó desde los servidores
internos de correo. En ambos casos, deberás informarte con el
administrador de las cuentas de correo.
Configurar un correo con
Office Outlook®
Lo primero es abrir el gestor de
mensajes Outlook® 2007 (para el gestor de
mensajes Outlook® 2003, todo el proceso es
muy similar), luego de ello, se mostrará un
cuadro de dialogo en el que seleccionarás
“Microsoft Exchange, POP3, IMAP, HTTP”,
oprimes el botón “Siguiente”, con lo que se
visualizará otra ventana en la que marcarás
la opción “Configurar manualmente las
opciones de servidor”.
Al elegir la opción anterior, se abrirá un cuadro de dialogo con mas
campos, en el que existen más opciones para configurar el correo.
Observa el ejemplo, ya que en los campos requerirás saber lo siguiente:
Nombre
del usuario: Roberto Martínez Jiménez
Dirección de correo electrónico: r.martinez@nombrededominio.ext
Tipo de
cuenta: POP3
Servidor de correo entrante: mail.nombrededominio.ext
Servidor de correo saliente: mail.nombrededominio.ext
Nombre
del usuario: r.martinez@nombrededominio.ext
Contraseña: 123456789
Recordar contraseña: marcar esta opción
Puertos
servidor entrada - salida: 995 / 25
Se introducen los datos anteriores (excepto el de puertos, porque se
agrega posteriormente), posteriormente hay que oprimir clic en el botón
“Más configuraciones” y en la siguiente pantalla, elegir la pestaña
“Servidor de Salida”, en la que se marca la opción “Mi servidor de
salida (SMTP) requiere autenticación”.
Finalmente en la pestaña de “Avanzadas”, dentro del campo “Servidor de
entrada (POP3)”, escribimos el puerto que nos indique el administrador
de cuentas de correo, que en nuestro ejemplo es 995, de igual manera en
el campo de “Servidor de salida (SMTP)” escribimos 25. Permitimos que el
servidor de correo almacene por unos días los mensajes, marcamos la
opción “Dejar una copia de los mensajes en el servidor”, también
marcamos la opción “Quitar del servidor después” y escribimos como
máximo, 5 días. Oprimes clic en el botón “Aceptar” y con ello nos
regresará al cuadro de dialogo anterior.
Oprimes el botón “Probar la configuración de la cuenta”, y nos mostrará
un cuadro de dialogo que nos informa sobre procesos de enviar y recibir
correos electrónicos:
Si no hay errores, quiere decir que
todo está en orden, pero si indica errores, hay algún problema en la
información que escribimos y hay que corregirla, la mayor parte de las veces
es por la contraseña ó los puertos. Al estar todo en orden oprimimos clic en
el botón “Siguiente” y el correo está listo para enviar y recibir mensajes.
Una
opción que te será muy requerida, es la de instalar la firma corporativa,
esto se realiza en el menú “Herramientas/Opciones/Formato de correo/Firmas”.
En
esta sección, das de alta una firma con el botón “Nueva” y le asignas un
nombre, solo requieres de crear en el espacio inferior la firma, que deberá
de incluir nombre de usuario, puesto, correo, área, teléfono y los datos de
la empresa.
Es
importante que en la sección “Elegir firma predeterminada”, elijas tanto en
“Mensajes nuevos” y “Respuestas o reenvíos” la firma que acabas de crear,
posteriormente oprimes el botón “Aceptar“ y con ello esta creada la firma.
Cada vez que la persona envié ó reenvíe un correo, en automático la
plantilla de correo le aparecerá en su gestor de mensajes Outlook®.
